مقدمه و تعاریف

سطوح برنامه‌ریزی

برنامه‌ریزی راهبردی

• تعریف: تلاش ساختاریافته برای تولید تصمیمات پایه و عملیات متناظر با آن که چیستی و چرایی فعالیت‌های سازمان را شکل می‌دهد ¹
• شامل ماموریت‌ها و اهداف کلی سازمان است
• طولانی مدت (۳ تا ۵ سال) هستند
• فرمولاسیون کلی انجام ماموریت‌های سازمان و مسیر رسیدن به هدف
• برنامه‌ریزی راهبردی معادل سازمان‌دهی یک رویداد بلند مدت در زمان محدود است. مانند سازمان‌دهی پروژه ساخت

برنامه‌ریزی عملیاتی

• در مقایسه با برنامه راهبردی، برنامه عملیاتی میان مدت یا کوتاه مدت است (بازه چند روز، چند هفته یا چند ماه)
• هدف از برنامه‌ریزی عملیاتی تدوین جزییات راهبردی برای رسیدن به اهداف خرد (کوتاه مدت) است
• برنامه زمانی پروژه ساخت، یک نمونه از برنامه عملیاتی است که در آن وظایف افراد و زمان شروع و پایان فعالیت‌ها مشخص می‌شود

برنامه‌ریزی هماهنگی

• هدف از برنامه‌ریزی هماهنگی، تدوین سیاست‌ها، رویه‌ها، قواعد، تاکتیک‌هایی است که برنامه راهبردی را به برنامه عملیاتی مرتبط می‌کند
• برنامه مدیریت ریسک و برنامه مدیریت کیفیت نمونه‌های برنامه‌ریزی هماهنگی هستند

افعال مدیریتی

هر فعل مدیریتی شامل یک یا ترکیبی از افعال زیر است:

• سازمان‌دهی
• برنامه‌ریزی
• کنترل
• راهبری/هدایت

• برنامه‌ریزی فرایند: پیش‌بینی خروجی‌ سیستم (غیر قطعی و ناشناخته) با جمع‌آوری داده‌ (واقعی و غیرواقعی مانند حدس و گمان و ...)
• برنامه‌ریزی سنگ بنای کنترل است
• اگر قرار نیست فرایند را کنترل کنیم، برنامه‌ریزی معنی ندارد
• کنترل باید پویا و منظم باشد
  • کنترل شرایط داخلی و خارجی مانند تغییرات در ورودی‌ها و خروجی‌ها از جمله منابع، مبالغ و ...
  • کنترل شرایط خارجی و محیطی مانند تغییرات اقتصادی، راهبرد رقبا و ...

• هدف از برنامه‌ریزی تنظیم خروجی‌ها با اهداف خرد و کلان سازمان/پروژه است

اهداف پروژه‌های ساخت

• زمان
• بودجه/هزینه
• کیفیت
• ایمنی

گامهای اصلی برنامه‌ریزی

• تعیین اهداف
• پیش‌بینی
• تعیین منابع
• سیاست‌گذاری
• پلن‌های جایگزین
• تدوین قواعد و رویه‌ها
• بودجه‌بندی
• زمان‌بندی
• تدوین استانداردها

تعیین اهداف

• ممکن است مبهم و گیج کننده باشد
• بهترین شاخص برای تعیین هدف اینست که ببینیم مشتری برای چه چیزی به ما پول می‌دهد
• تعیین اهداف بهتر است علاوه بر بالا به پایین بصورت پایین به بالا نیز انجام شود
  • مدیران بالادست از اهداف و استراتژی‌های کلان سازمان اطلاع دارند
  • مدیران پایین دست از خروجی‌ها و چالش‌های فرایندی اطلاع دارند

پیش‌بینی

• تخمین رویدادهای قابل کنترل و غیرقابل کنترل
• شناسایی فرصت‌ها
• شناسایی تهدیدها
• ارزیابی سیستماتیک شرایط پیش رو
  • اقتصادی
  • سیاسی
  • اجتماعی
  • تقاضای بازار
  • عرضه رقبا
  • تغییرات جمعیتی و ...
• پیش‌بینی ذاتا اشتباه است (پیش‌بینی فقط یک پیش‌بینی است و فرض صحیح بودن آن درست نیست)
• باید دائما و منظما مورد ارزیابی قرار گیرد و اصلاح شود

سیاست‌گذاری

• یک مسیر عریض برای عوامل سازمان ایجاد می‌کند که آن‌ها را به اهداف سازمان می‌رساند
• سیاست‌های سازمان، راهنمای فکری عوامل سازمان هستند
• مانند
  • سیاست استخدام
  • سیاست تنبیه و پاداش
  • سیاست ارتقای پرسنل
• سیاست‌های داخلی گاها تحت تاثیر سیاست‌های خارجی (شرایط محیطی) قرار می‌گیرند

تدوین قواعد و رویه‌ها

• رویه‌ها: گام‌های منطقی برای تصمیم‌گیری
• قواعد: شرایط خاص رویه‌ها را مشخص می‌کند

بطور مثال در فرایند واگذاری پروژه:

• سیاست: برگزاری مناقصه
• رویه: شرح فرایند مناقصه عمومی
• قواعد: حداقل سه شرکت باید در مناقصه شرکت کنند

بودجه‌بندی

• تخمین منابع مورد نیاز برای رسیدن به هدف
  • پول
  • ماشین‌آلات
  • تجهیزات
  • زمان
  • نفرساعت کارگر
  • مصالح و ...
• بودجه‌بندی یک فعل مدیریتی ترکیبی از برنامه‌ریزی و کنترل است
• برای ارزیابی اثربخشی، اطلاع دقیق از محل و مقدار منابع مصرفی ضروری است. بنابراین یکی از کاربردهای اصلی بودجه‌بندی، ارزیابی اثربخشی² است

زمان‌بندی

• همه فعالیت‌های این مقال، مقید به زمان هستند
• تاخیر در تکمیل پروژه‌های ساختمانی اثرات مالی دارد

تدوین استانداردها

• استانداردها شاخص‌های ارزیابی پیشرفت و کارایی پروژه هستند

استقرار برنامه

• کارایی هر برنامه‌ای در گرو میزان تعهد عوامل مستقر کننده برنامه است
• بنابراین اولین و مهم‌ترین قدم در استقرار یک برنامه، جلب مشارکت و تعهد عوامل است

ابزارها و تکنیک‌های برنامه‌ریزی

اسکن محیطی

• رصد سیستماتیک اطلاعات با هدف شناسایی تغییرات محیطی
• برای حفظ رقابت‌پذیری سازمان
• مثال‌هایی از تکنیک‌های پراستفاده برای رصد محیط:
  • هوش رقابت‌پذیری ³
  • سناریوسازی ⁴
  • اسکن عمومی

مقایسه (بنچ مارک)

• جستجوی بهترین تجربیات برای ارتقای به مزایای رقابتی

برنامه عملیاتی

• نمونه‌هایی از روش‌ها و ابزارهای مورد استفاده برای برنامه‌ریزی عملیاتی:
  • گانت چارت
  • روش مسیر بحرانی
  • تسطیح منابع
  • برنامه‌ریزی خطی
  • تحلیل سر به سر
  • ارزیابی عملکرد هزینه و زمان
  • روش ارزش کسب شده
  • تحلیل ریسک
  • شبیه‌سازی

برنامه‌ریزی پروژه ساخت

چرخه حیات

• پروژه: نوع خاصی از سازمان که برای رسیدن به هدفی منحصر بفرد در بازه زمانی محدودی تلاش می‌کند
• مراحل اصلی چرخه حیات پروژه ساخت:
  • ایده
  • طرح
  • مناقصه
  • ساخت
  • نصب تجهیزات

اصطلاحات رایج در برنامه‌ریزی⁵

• Planning: پیش‌بینی کارهای آتی
• Programming: شناسایی فعالیت‌ها و توالی و روابط بین آنها
• Scheduling: تعیین مقدار و زمان فعالیت‌ها

با وجود تفاوت‌هایی که بین Programming و Scheduling وجود دارد، در اینجا معادل یکدیگر در نظر گرفته می‌شوند. لذا سازمان‌دهی فعالیت‌های پروژه‌های ساخت را می‌توان در دو سطح کلی برنامه‌ریزی (Planning) و زمان‌بندی (Scheduling) دسته‌بندی نمود که برنامه‌ریزی عبارتست از فرایند کلی انجام کار شامل بودجه‌بندی، پیش‌بینی، مطالعات مفهومی و امکان‌سنجی، در حالی که زمان‌بندی عبارتست از توالی و زمان انجام فعالیت‌ها.

فعالیت‌های یک پروژه ساختمانی می‌تواند در ۵ سطح تعریف شود که به آن ساختار شکست کار (WBS) گفته می‌شود.

زمان‌بندی

• فعالیت کی شروع می‌شود؟
• چقدر طول می‌کشد؟
• چقدر منابع نیاز دارد؟

انواع زمان‌بندی

• زمان: شامل توالی و مدت فعالیت‌ها با فرض نامحدود بودن منابع (از لحاظ دسترسی و مقدار)
  • به توجه به اینکه در این روش محدودیت منابع در این در نظر گرفته نمی‌شود، بیش از حد خوش‌بینانه و غیر عملی است
• منابع: زمان‌بندی بر اساس منابع در دسترس انجام می‌شود و منابعی که در دسترس (یا در تعهد) نیستند (از لحاظ مقدار، مشخصات فنی، هزینه، فضای مورد نیاز، تهدید ایمنی و ...) به بعد موکول می‌شوند. این مساله باعث طولانی تر شدن زمان انجام فعالیت‌ها (و به تبع آن پروژه) نسبت به حالت فوق می‌گردد
  • محدودیت منابع به دو طریق قابل رفع است:
    • تزریق منابع
    • زمان‌بندی مجدد (بطور مثال با تمدید و یا جابجایی زمان فعالیت‌ها)
  • یکی از مهارت‌های مهم مدیریت پروژه یافتن رابطه بهینه بین زمان و منابع (بخصوص هزینه) پروژه است
• هدف (برنامه‌ریزی عقب‌گرد): زمان‌بندی از انتها به ابتدا انجام می‌شود. تاریخ تحویل پروژه بعنوان مبنای برنامه‌ریزی در نظر گرفته می‌شود

برنامه‌ریزی منابع بصورت عقب‌گرد عملی‌ترین روش برنامه‌ریزی است که پروژه با منابع محدود و با در نظر گرفتن زمان تحویل برنامه‌ریزی می‌شود

گزینه	مزایا	معایب
a	زمان کمتر	هزینه نصب و برچیدن بیشتر ازدحام بیشتر مدیریت پیچیده‌تر ایمنی کمتر
b	هزینه سربار کمتر	زمان بیشتر

زمان‌بندی طراحی

• طراحی یک فعالیت ذهنی (مبتنی بر خلاقیت) است
• فعالیت‌های ذهنی را به سختی می‌توان در یک قالب زمانی محدود کرد
• محاسبات زمان‌بندی فعالیت‌های ذهنی خطی نیست
• فعالیت ذهنی زمان بر است
• محصول فعالیت ذهنی پر ریسک است
• نیاز به انرژی زیادی برای کنترل و صحت سنجی محصول دارد
• زمان‌بندی طراحی شامل موارد زیر است:
  • برنامه مدیریت طراحی (از جنس برنامه راهبردی)
  • زمان‌بندی میان مدت فعالیت‌های طراحی
  • برنامه هفتگی طراحی
  • زمان‌بندی اسناد (نقشه و مشخصات فنی)
• بهتر است سازوکاری فراهم شود که نظرات عوامل زیر در طراحی لحاظ شود (Pull planning⁷):
  • پیمانکاران
  • تامین کنندگان (بخصوص در مورد آیتم‌های Long-lead⁶)

ویژگی‌های برنامه با کیفیت

• انتقال اطلاعات ساده و موثر باشد (حجم داده‌ها و جزئیات برنامه مناسب باشد)
• رصد و کنترل برنامه ساده و عملی باشد

فرمت‌های مختلف برنامه زمان‌بندی

لیست

• نصب سیم‌کشی و پریزهای برق جدید
• نصب چراغ‌ها و کلیدهای جدید
• نصب هر گونه پنل یا زیرپنل الکتریکی لازم

جدول

زمان	فعالیت	مکان
7-8	بارگیری کامیون‌ها	منطقه بارگیری کارگاه
8-10	جابجایی قالب‌ها	از طبقه 2 به طبقه 6
10-12	بتن ریزی	ستون طبقه 5
12-13	ناهار
13-14	جابجایی میلگردها	از کف به طبقه 6

نمودار

شبکه

---

1. Bryson and Altson (2004) ↩

2. اثربخشی: انجام موفقیت‌آمیز کار بدون اتلاف زمان و انرژی ↩

3. هوش رقابت‌پذیری فرایندی است شامل جمع‌آوری و تحلیل داده‌های رقبا برای درک استراتژی، محصولات، سهم بازار و ... رقبا ↩

4. سناریو‌سازی فرایندی است که حالت‌های مختلف رویدادهای آینده را مورد فرض قرار داده و تاثیر آنها را بر سازمان تحلیل می‌کند ↩

5. در فارسی همه این اصطلاحات به برنامه‌ریزی معنی شده است ولی در لاتین تفاوت‌هایی میان آنها وجود دارد ↩

6. آیتم‌هایی هستند که تامین آنها زمان زیادی می‌برد. این آیتم‌ها از آن جهت اهمیت دارند که تاخیر آنها باعث تاخیر زیادی در پروژه می‌شود ↩

7. یک روش برنامه‌ریزی پایین به بالا است که در آن نظرات عوامل پایین دست (کارگاه) در برنامه‌ریزی لحاظ می‌شود. روش Last Planner System (LPS) از جمله این روش‌ها است ↩